Согласно подпункту 18 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) при определении объекта налогообложения налогоплательщики, выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, уменьшают полученные доходы на расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи.
При этом в статье 2 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи» установлено, что электросвязью являются любые излучение, передача или прием знаков, сигналов, голосовой информации, письменного текста, изображений, звуков или сообщений любого рода по радиосистеме, проводной, оптической и другим электромагнитным системам.
Следовательно, расходы на оплату услуг мобильной радиотелефонной (сотовой) связи, включая расходы на подключение к услуге, могут быть включены в состав расходов по оплате услуг связи.
Документальным подтверждением указанных расходов могут служить договоры с организациями – поставщиками услуг связи, счета на оплату услуг связи, выставленные поставщиками данных услуг потребителю с расшифровкой выполненных услуг, тарифами за оказанные услуги.

КАК УЧЕСТЬ КОМПЕНСАЦИЮ РАСХОДОВ РАБОТНИКА
НА СОТОВУЮ (МОБИЛЬНУЮ) СВЯЗЬ?

Работнику, использующему личный телефон в служебных целях, организация может компенсировать подтвержденные документами расходы на сотовую связь полностью или в пределах установленного ею лимита (ст. 188 ТК РФ). Эта компенсация полностью:
- не облагается НДФЛ и обязательными страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ);
- учитывается в налоговых расходах как оплата услуг связи и на ОСН, и на УСН (пп. 25 п. 1 ст. 264, пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
- отражается в бухучете проводкой:

Проводка
Операция
Д 20 (26, 44) - К 73
Учтены расходы на сотовую связь
Д 73 - К 50 (51)
Расходы на сотовую связь компенсированы работнику

НДС со стоимости сотовой связи, компенсированной работнику, к вычету принять нельзя, поскольку счет-фактуру на имя вашей организации оператор связи не выставляет.
Обоснованность расходов при выплате такой компенсации подтверждают четыре документа (Письма Минфина от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178, Минздравсоцразвития от 06.08.2010 N 2538-19 (п. 3)):
- должностная инструкция, где сказано, что при исполнении определенных трудовых обязанностей работник пользуется сотовой связью;
- трудовой договор или другое письменное соглашение с работником, где зафиксированы размер и порядок выплаты компенсации;
- копия договора работника с оператором связи, подтверждающая, что используемый в служебных целях телефонный номер зарегистрирован за работником;
- копия счета оператора связи.
При проверке ИФНС или внебюджетный фонд также могут потребовать детализированный счет оператора. По мнению проверяющих, этот документ нужен для подтверждения служебного характера телефонных переговоров (Письмо УФНС по г. Москве от 05.10.2010 N 16-15/104055@). И, если вы его не представите, обоснованность компенсации придется отстаивать через суд.

Образец дополнительного соглашения к трудовому договору о компенсации за использование личного имущества работника в служебных целях